📦 BlazeCart Dispatch 101
Capítulo 1: Introducción al mundo del Dispatch

📌 Clase 1: Introducción al mundo del Dispatch

Duración estimada: 1 hora

🎯 Objetivo: Comprender qué hace un dispatcher, los tipos de camiones en carga general, y su rol dentro de la cadena logística.

1) Mensaje de bienvenida

Bienvenido a BlazeCart Dispatch 101. Este primer capítulo es tu puerta de entrada al mundo del dispatch, una profesión dinámica y en alta demanda que conecta a los actores principales de la industria del transporte. Aquí descubrirás no solo qué es un dispatcher, sino también por qué esta carrera puede convertirse en una excelente oportunidad de crecimiento personal y profesional.

El dispatcher es mucho más que un intermediario: es el director de orquesta que coordina cargas, resuelve problemas y asegura que todo fluya de forma eficiente. Con el tiempo, podrás ver que este rol combina estrategia, comunicación y control, convirtiéndote en un pilar esencial de cualquier operación logística.

2) Explicación detallada: Qué es, qué hace y por qué ser dispatcher

2.1 ¿Qué es un Dispatcher?

Un dispatcher de transporte es la persona encargada de buscar, negociar, asignar y dar seguimiento a las cargas de un camión. Actúa como puente entre el carrier (transportista) y el broker o shipper (cargador).

Funciones clave:

• Buscar cargas rentables en load boards o con brokers directos.
• Negociar tarifas y condiciones.
• Coordinar horarios de pick-up y delivery.
• Asegurarse de que el chofer tenga todos los datos de la carga.
• Monitorear la ruta y resolver problemas en tránsito.
• Hacer seguimiento y cierre: BOL, POD, facturación, factoring.

2.2 Tipos de Dispatcher

• Independiente (freelance): Trabaja para varios carriers al mismo tiempo.
• In-house: Empleado de una sola compañía de transporte.
• Auto-despacho: El dueño del camión se autoasigna sus cargas.

2.3 Tipos de camiones en transporte de carga general

2.4 Rol del Dispatcher en la cadena logística

Cadena básica: Shipper → Broker → Dispatcher → Carrier → Driver → Receiver

Funciones del dispatcher:

• Traduce necesidades logísticas en acciones concretas.
• Optimiza el uso del tiempo y recursos del camión.
• Cuida la relación con brokers para generar repetición.
• Supervisa documentos y condiciones legales.

2.5 Comparativa de tipos de camión

3) Actividades sugeridas

• PDF: Tipos de camión y sus usos.
• Infografía: Cadena logística y rol del dispatcher.

4) Material complementario

5) Preguntas y Respuestas

• ¿Qué es exactamente un dispatcher de transporte?
  Un profesional que actúa como puente entre shippers/brokers y carriers, coordinando cargas de principio a fin.
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de dispatchers en la industria?
  Independiente, in-house y propietario (auto-despacho).
• ¿Qué tipos de camiones son comunes en el transporte de carga general?
  Dry Van, Reefer, Flatbed y Box Truck.
• ¿Cuál es el rol del dispatcher dentro de la cadena logística?
  Traductor de necesidades, optimizador de recursos, constructor de relaciones y supervisor documental.
• ¿Por qué el Box Truck es considerado una puerta de entrada accesible al transporte?
  No requiere CDL en la mayoría de los casos, tiene menores costos, es versátil en ciudad y siempre hay demanda.
• ¿Qué beneficios ofrece ser un dispatcher independiente?
  Flexibilidad, diversificación de clientes, potencial de ingresos y aprendizaje.
• ¿Por qué es importante conocer los diferentes tipos de camiones?
  Para entender el mercado, identificar oportunidades, asesorar carriers y ganar credibilidad.
• ¿Qué recursos se recomiendan para empezar en dispatch y logística?
  Podcasts educativos, material visual (PDFs, infografías), interacción con otros y estudio continuo.

6) Podcast (audio)

Título del episodio: Introducción al mundo del Dispatch
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Duración: [Agregar aquí]

Índice con marcas de tiempo:

• 00:00 — Introducción
• 03:15 — ¿Qué es el dispatch?
• 09:40 — Funciones clave del dispatcher
• 16:20 — Tipos de camiones
• 22:00 — Rol en la cadena logística
• 28:00 — Cierre y próximos pasos

7) Cierre del capítulo

• Resumen express:
• El dispatcher es el cerebro operativo de la logística.
• Conocer los tipos de camiones es clave para negociar mejor.
• El box truck es la puerta de entrada ideal para muchos.
• Acción sugerida: Descargar el PDF e infografía del capítulo y repasar el glosario.
• Avance al Capítulo 2: Fundamentos del Box Truck Dispatch. Comprender las capacidades, restricciones legales y operativas, dimensiones, tipos de carga típicas y errores comunes en el dispatch de box trucks.

Clase 2: Fundamentos del Box Truck Dispatch

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Comprender las capacidades, restricciones legales y operativas, dimensiones, tipos de carga típicas y errores comunes en el dispatch de box trucks.

Capacidad del Box Truck

• Longitud habitual: 24′ a 26′
• Altura interior: 8′ a 8’6″
• Ancho interior: 7’6″ a 8′
• Capacidad de carga: 8,000 a 12,000 lbs (dependiendo del chasis y el eje)
• Volumen aproximado: 1,500 a 1,800 pies cúbicos

Restricciones CDL / Non-CDL

• Un box truck Non-CDL debe tener un GVWR (Gross Vehicle Weight Rating) menor a 26,001 lbs.
• Si el GVWR es de 26,001 lbs o más, se requiere licencia CDL Clase B como mínimo.
• Los box trucks con liftgate o carga pesada deben monitorear cuidadosamente el peso combinado para evitar multas.

Tipos de carga típica en Box Trucks

• Muebles, electrodomésticos, mudanzas
• Palets con productos comerciales (retail, e-commerce)
• Envíos de última milla (último tramo hasta el cliente)
• Equipos electrónicos o sensibles (requieren amarre y protección)
• Mercancías generales que no requieren temperatura controlada

Errores comunes en el dispatch de Box Trucks

• No verificar el peso de la carga vs capacidad del camión (sobrepeso)
• No confirmar si el shipper tiene rampa o montacargas
• Reservar cargas que requieren cita sin margen de horario
• No pedir detalles como: altura del muelle, si hay escalones, si hay acceso a mano, etc.
• Olvidar el tiempo estimado de carga/descarga al calcular disponibilidad
• Falta de comunicación con el conductor sobre dimensiones, rutas o condiciones de entrega

Actividad sugerida

• Ejercicio práctico: Calcular cuántos palets de 48″ x 40″ caben en un box truck de 26′
• Analizar un ejemplo de carga con BOL y determinar si es apta para Non-CDL

Clase 3: Plataformas y herramientas

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Conocer las principales herramientas digitales utilizadas en el mundo del dispatch de box trucks y aprender a evaluar cargas de forma efectiva.

Principales plataformas de búsqueda de cargas (Load Boards)

• DAT Load Board: La más usada del mercado, con filtros avanzados por tipo de camión, peso, millas, tasa por milla, etc.
• Truckstop: Muy utilizada por brokers y carriers, ofrece opciones de carga spot y suscripciones con acceso a datos de contacto.
• 123Loadboard: Alternativa económica con interfaz amigable.
• Amazon Relay: Plataforma cerrada para operar cargas de Amazon. Requiere inscripción y estándares específicos.

Apps móviles útiles para dispatchers

• Trucker Tools: Tracking, planificación de rutas, booking y disponibilidad.
• Convoy: Load board cerrado con opción de booking y tracking automático.
• Uber Freight: Permite reservar cargas directamente desde la app, útil para cargas cortas.
• DAT One: App móvil de DAT para buscar cargas desde el celular.

Portales de factoring

• OTR Solutions: Permite subir rate confirmations, cargar BOLs, verificar pagos y adelantos. Integra con tarjetas de combustible.
• RTS Financial: Portal intuitivo para facturación y seguimiento de pagos. Ofrece tarjetas EFS.
• Portales de Apex, TAFS, etc.: Todos funcionan como gestores de cobro, con tiempos de pago variables.

TMS (Transportation Management Systems) básicos

• SmartHop: Plataforma que combina TMS, load board y análisis de rentabilidad.
• Truckbase: Software TMS para pequeñas flotas, permite administrar cargas, conductores y reportes.
• Tailwind TMS: Gestión de clientes, documentos y cargas en una sola plataforma.

¿Cómo evaluar una carga?

• Distancia (millas): Revisa si la distancia se ajusta al tiempo y disponibilidad del conductor.
• Precio total y RPM (Rate Per Mile): Evalúa si el pago cubre costos y genera ganancia.
• Tipo de carga: ¿Es liviana? ¿Requiere equipo especial?
• Tiempo de espera: ¿Hay detención? ¿Hay appointment?
• Zona de entrega: ¿La zona es buena para encontrar un regreso?
• Historial del broker: Revisa su puntuación, rapidez de pago y reputación.

Actividad sugerida

• Buscar en DAT o Truckstop 3 cargas reales para box truck y compararlas.
• Analizar una carga en DAT y calcular el RPM.

Ejemplo visual de la plataforma DAT

La siguiente serie de imágenes te muestra cómo luce DAT One Freight y cómo puedes interpretar los elementos clave:

Menú principal de DAT

Desde aquí accedes al dashboard, búsqueda de cargas, tus camiones, tus cargas, red privada y herramientas adicionales.

Opciones dentro de ‘My Account’

En este menú puedes ver tu información de cuenta, políticas de privacidad, términos y cerrar sesión. Si no tienes opción de añadir usuarios, debes solicitar acceso multiusuario al soporte de DAT.

Vista de búsqueda de cargas

Aquí puedes ver los resultados según tu filtro (origen, tipo de camión, distancia, peso, etc.). También puedes ordenar por antigüedad, tasa o distancia.

Resultados con detalles de cada carga

En esta sección puedes observar la edad de la carga (Age), el pago total, la tasa por milla si está disponible, el origen y destino, el tipo de equipo requerido, y la empresa o broker que publica la carga, junto a datos de contacto.

Consejo: Si haces clic sobre el nombre de la empresa, puedes ver información adicional como historial de pagos, score crediticio y opiniones de otros carriers.

Clase 4: Preparación del carrier

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Entender los documentos y requisitos clave para que un carrier (transportista) opere legalmente en Estados Unidos y se presente profesionalmente en los load boards.

Documentación básica obligatoria

• USDOT Number: Número del Departamento de Transporte. Identifica a la empresa ante el FMCSA.
• MC Number: Número de autorización de transporte interestatal.
• BOC-3: Designación de agentes de proceso en cada estado. Es obligatorio y puede hacerse online.
• W-9: Formulario fiscal para informar el EIN de la empresa.
• COI (Certificate of Insurance): Documento que certifica el seguro activo de responsabilidad civil, cargo y accidentes.
• UCR (Unified Carrier Registration): Registro anual para operar de manera interestatal.
• ELD (Electronic Logging Device): Sistema para registrar las horas de servicio del conductor (obligatorio para la mayoría de los vehículos comerciales).

Perfil en Load Boards

Una vez completada la documentación, es importante configurar un perfil profesional en las plataformas de carga:

• Registrar la empresa con MC y DOT (validado automáticamente por DAT, Truckstop, etc.).
• Agregar datos de contacto: número de teléfono, correo profesional y dirección.
• Subir el COI actualizado con los requisitos mínimos de los brokers (usualmente $1M de liability y $100K cargo).
• Seleccionar tipo de camión y zonas de cobertura para recibir cargas relevantes.
• Evitar cancelaciones para mantener buena reputación.

Estrategia de marca para carriers pequeños

Una buena presentación puede marcar la diferencia al competir por cargas. Algunos consejos:

• Nombre de la empresa: que refleje profesionalismo y seriedad.
• Logo y diseño visual: sencillo pero claro, que pueda imprimirse en documentos, correos y el camión.
• Correo electrónico con dominio: ejemplo: contacto@blazecart.com genera más confianza que un @gmail.
• Tarjetas digitales o página web: para brokers e inversionistas. Puede incluir galería de fotos de la flota, testimonios y cobertura geográfica.
• Firma de correo profesional: Nombre, puesto, empresa, MC, DOT, teléfono, enlace a UCR.

Actividad sugerida

• Haz una checklist con todos los documentos obligatorios y revisa cuáles tienes y cuáles te faltan.
• Diseña una firma de correo con los datos de tu compañía.

Clase 5: Cómo negociar cargas como un profesional

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Aprender a negociar tarifas de forma efectiva con brokers o shippers, interpretar correctamente los documentos de confirmación de carga y entender los términos legales básicos involucrados.

Scripts de negociación

Los siguientes guiones pueden ayudarte a sonar profesional y seguro al hablar con brokers:

• Inicio: “Hi, this is David with BlazeCart LLC, I’m calling about the load from Dallas, TX to Atlanta, GA. Is it still available?”
• Negociación: “I noticed the load is paying $700. Considering fuel and deadhead, we were hoping to be at $850. Can you get closer to that?”
• Cierre: “Great, please send over the rate confirmation to contact@myblazecart.com. We’ll be ready for pickup as scheduled. Thank you!”

Estrategias de precios

• Revisa el promedio de tarifas por milla en DAT o Truckstop antes de llamar.
• Calcula tus costos (diésel, hotel, salario, etc.) antes de aceptar una tarifa.
• No tomes cargas que paguen menos que tus costos operativos, salvo casos estratégicos (ej. volver a casa).
• Usa frases como “My driver is already in the area” o “We have excellent ratings on Carrier411” para ganar confianza.

Lectura de Rate Confirmations

El Rate Confirmation (RC) es el documento oficial que indica el acuerdo entre broker y carrier. Contiene:

• Rate: monto total acordado.
• Pick-up y delivery: fechas, horas y ubicaciones exactas.
• Detention, layover, TONU: tarifas adicionales por tiempos de espera, cancelaciones, etc.
• Requisitos especiales: por ejemplo, pallets, straps, ELD tracking obligatorio.

Términos legales clave

• TONU (Truck Order Not Used): Compensación si el camión fue despachado pero la carga fue cancelada.
• Detention: Pago adicional si el camión debe esperar más de 2 horas en pickup o delivery.
• Layover: Pago si el chofer debe esperar hasta el día siguiente.
• No-compete clause: Cláusula que impide contactar directamente al shipper.
• Quick Pay: Pago rápido ofrecido por el broker (con o sin descuento).

Actividad sugerida

• Simula una llamada de negociación con un compañero usando los scripts.
• Revisa un ejemplo de rate confirmation y encuentra los elementos mencionados.
• Crea tu propio guion de negociación adaptado a tu estilo y empresa.

Clase 6: Planificación y geografía del dispatch

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Comprender la importancia de la planificación geográfica para maximizar ganancias, minimizar deadhead y elegir rutas efectivas para box trucks.

Zonas buenas y zonas malas

Las zonas “buenas” son aquellas donde hay alta demanda de transporte y mejores tarifas. Las zonas “malas” suelen ser rurales, montañosas o con poca carga de retorno.

• Zonas buenas: Atlanta GA, Dallas TX, Chicago IL, Harrisburg PA, Ontario CA
• Zonas malas: Dakota del Norte, Montana, Wyoming, Maine, Idaho

Deadhead y Backhaul

• Deadhead: Millas recorridas sin carga. Representan pérdida directa de tiempo y combustible.
• Backhaul: Carga de regreso que evita deadhead total. Generalmente paga menos que la carga principal.

Planificar rutas que conecten zonas buenas minimiza el deadhead y aumenta la eficiencia.

Tiempo vs. distancia

No siempre una carga larga es más rentable. Considera:

• Pagos por milla (ej. $2.50/mi)
• Tiempo de carga/descarga
• Tiempos de espera en cita
• Condiciones del clima o tráfico

Rutas efectivas para box truck

Un box truck de 26′ non-CDL es ideal para rutas cortas o intermedias en zonas urbanas o industriales:

• Menos restricciones de acceso en ciudades
• Puede tomar entregas “white glove” o de última milla
• Atractivo para brokers con necesidades urgentes

Actividad sugerida

• Estudia el mapa de zonas DAT para identificar áreas de alta demanda.
• Haz una planificación semanal simulada: originen una carga desde Dallas, TX e intenta planear una ruta con retorno rentable.

Clase 7: Comunicación efectiva

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Aprender a comunicarse de manera profesional con brokers, clientes y conductores, y manejar conflictos de forma constructiva.

Comunicación con brokers

• Usar un lenguaje claro, directo y profesional.
• Confirmar por escrito lo hablado por teléfono.
• Evitar prometer más de lo que se puede cumplir.
• Ejemplo de saludo: “Hi, this is David from BlazeCart, MC# 123456. I’m calling about the load from Atlanta to Dallas. Is it still available?”

Comunicación con clientes (shippers/receivers)

• Confirmar dirección exacta, horarios y requisitos especiales.
• Informar de cualquier cambio en la ruta o en la hora estimada de llegada (ETA).
• Ser respetuoso, incluso si el shipper se demora o cambia el plan.

Comunicación con conductores

• Enviar instrucciones claras por escrito (texto, WhatsApp, app).
• Verificar comprensión del pick-up y delivery (dirección, cita, contactos).
• Estar disponible durante toda la ruta para asistencia.

Manejo de conflictos

• Problemas comunes: Retrasos, cancelaciones, daños, falta de comunicación.
• Estrategia: Mantener la calma, escuchar al otro lado, buscar soluciones prácticas sin acusar.
• Ejemplo: “Let’s find the best solution for everyone involved.”

Recomendaciones adicionales

• No insultar ni levantar la voz. Todo puede usarse como prueba.
• Usar siempre nombres, números de carga, y repetir lo hablado.
• Guardar registros de llamadas, correos y mensajes importantes.

Actividad sugerida

• Escribe un script de llamada a un broker y practícalo en voz alta.
• Simula una situación de conflicto y escribe tu respuesta profesional.

Clase 8: Administración y seguimiento

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Aprender cómo se administra correctamente una carga desde el momento en que es asignada hasta su entrega, incluyendo reportes y control interno.

Tracking y check calls

• El tracking puede hacerse por apps (Macropoint, Project44) o manualmente
• Check calls: confirmaciones regulares de ubicación del conductor
• Frecuencia recomendada: al recoger, a mitad de ruta y al llegar

Proof of Delivery (POD)

• Documento firmado por el receiver
• Debe escanearse y enviarse al broker (ideal en las primeras 2 horas)
• Es esencial para poder facturar

Workflows y reportes

• Crea rutinas claras: reserva → asignación → seguimiento → cierre
• Registra todos los datos: horas, problemas, firmas, pagos
• Reportes diarios: qué cargas están activas, qué falta enviar
• Reportes semanales: ingresos, problemas frecuentes, tiempos promedios

Actividad sugerida

• Crea un ejemplo de reporte diario y uno semanal en hoja de cálculo

Clase 9: Pagos y factoring

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Dominar el proceso de facturación, uso de empresas de factoring y cálculo de márgenes reales.

Documentación necesaria para facturar

• Rate Confirmation firmada
• POD escaneado y legible
• Factura generada por el carrier o el factoring

Factoring

• OTR, RTS, TriumphPay son ejemplos comunes
• Cobran entre 2-5% del valor de la carga
• Pagan en 24-48 horas y luego ellos cobran al broker
• Verifica qué brokers están aprobados con tu factoring

Cálculo de márgenes

• Ingresos – costos operativos – comisión del factoring = ganancia neta
• Usa hojas de cálculo para llevar control semanal/mensual

Actividad sugerida

• Simula una carga con ingresos y gastos, calcula el margen real

Clase 10: Casos reales + Simulacro de carga

Duración estimada: 1 hora

Objetivo: Aplicar todo lo aprendido en un caso práctico, simulando una operación real de carga, desde la búsqueda hasta el pago final, y revisar ejemplos reales manejados por BlazeCart LLC.

Parte 1: Casos reales de BlazeCart LLC

Estos ejemplos te mostrarán cómo resolvimos situaciones reales en la operación diaria de BlazeCart:

• Caso 1 – Carga con dirección incorrecta: El broker envió un rate confirmation con dirección de entrega equivocada. El dispatcher tuvo que confirmar vía llamada, solicitar una nueva RC corregida y evitar gastos innecesarios.
• Caso 2 – Chofer con ELD desincronizado: Se detectó que el ELD no transmitía datos al portal del DOT. Se resolvió guiando al conductor a reiniciar el dispositivo y reportando manualmente las horas mientras se restablecía.
• Caso 3 – Carga caída por error del broker: Un broker publicó una carga con detalles incorrectos. Tras discutir con el broker y mostrar capturas del post original, se pagó una compensación parcial por tiempo perdido.
• Caso 4 – Problema mecánico en ruta: Se gestionó un rescate rápido a través de la red de mecánicos de confianza, se notificó al broker con pruebas y se reprogramó la entrega evitando penalidades.

Parte 2: Simulacro completo de una operación

Vamos a simular todo el proceso desde cero como si fueras un dispatcher operando una carga real.

Escenario:

• Camión: Box Truck 26’ (Non-CDL)
• Ubicación actual: Dallas, TX
• Zona objetivo: Atlanta, GA
• Disponibilidad: Hoy, 8:00 AM
• Factoring: OTR Solutions

Paso a paso:

1. Búsqueda de carga: Accede a load boards (ej: DAT) e identifica una carga rentable en la ruta deseada. Evalúa RPM, peso, dimensiones, tiempos y deadhead.
2. Llamada al broker: Usa un script profesional para solicitar detalles y negociar el mejor rate.
3. Evaluación de la oferta: Compara tarifas similares y define si es aceptable según tu mínimo por milla.
4. Booking: Acepta la carga, solicita rate confirmation firmada. Verifica PU/DEL, contactos y condiciones.
5. Documentación: Envía W9, COI y MC/DOI al broker. Prepara el BOL si es necesario.
6. Seguimiento: Haz check calls programados. Asegura POD firmado al llegar.
7. Facturación: Prepara invoice + POD + RC y súbelos a OTR Solutions.
8. Post-carga: Actualiza base de datos, trackea el pago, comunica al chofer la próxima disponibilidad.

Material de práctica

• 📄 Descargar ejemplo de Rate Confirmation
• 📄 Descargar plantilla de Invoice
• 📊 Plantilla Excel para simulacro

Actividad final del curso

Realiza un caso simulado completo, grabando pantalla o tomando nota de cada paso:

• Buscar carga → negociar → confirmar → asignar → trackear → cerrar y facturar.
• Evalúa tu proceso: ¿qué mejorarías? ¿Cuánto fue el RPM total?
• Envía tu simulación final para revisión por tu instructor si estás en grupo guiado.